- La Herramienta de personalización de Office y la Office Deployment Tool permiten controlar qué productos, idiomas y opciones se instalan.
- La configuración de idioma es flexible: varios idiomas, herramientas de corrección y ajustes por grupos de usuarios mediante Config.xml y GPO.
- Las opciones de instalación, actualización y licenciamiento (KMS, MAK, suscripción) se definen en configuration.xml para automatizar despliegues masivos.
- Gestionar los archivos de configuración en la nube facilita mantener líneas base y variantes de instalación coherentes en toda la organización.
Si gestionas equipos en una empresa o simplemente quieres tener un control total sobre cómo se instala Microsoft Office en tu ordenador, la instalación estándar que descarga todo el paquete sin preguntar se te queda muy corta. Lo bueno es que Microsoft ofrece varias herramientas oficiales para decidir qué productos instalar, qué idioma usar, de dónde se descargan los archivos, cómo se actualiza la suite y hasta qué hacer con versiones antiguas ya instaladas.
Aunque a primera vista todo este mundo de XML, herramientas de despliegue y configuraciones de idioma puede parecer un lío, en realidad se trata de entender unas cuantas piezas clave: la Herramienta de personalización de Office en la nube, la Office Deployment Tool (ODT), los archivos configuration.xml y, si trabajas con Office 2016/2019/2021 por volumen, la personalización de idiomas y de herramientas de corrección. Vamos a desgranarlo paso a paso, pero con una visión completa y práctica.
Qué es la Herramienta de personalización de Office y para qué sirve
La Herramienta de personalización de Office (Office Customization Tool u OCT basada en web) es un servicio online de Microsoft que permite generar archivos de configuración para implementar Office a gran escala en empresas u organizaciones. Estos archivos recogen todas las decisiones clave de instalación: qué productos se instalan, qué idioma se usa, cómo se actualiza, cómo se licencia, etc.
La idea es muy sencilla: entras en la herramienta, eliges las opciones que te interesan (aplicaciones, canales, idiomas, licencias, preferencias de aplicaciones…) y, cuando terminas, exportas un configuration.xml que luego usarás junto con la Office Deployment Tool o con tu sistema de distribución de software (Intune, Configuration Manager, scripts, GPO, etc.).
Con esta herramienta puedes crear configuraciones como, por ejemplo, una instalación de Aplicaciones de Microsoft 365 de 64 bits en inglés y alemán, sin Access ni Publisher, que además acepte automáticamente los términos de licencia y se actualice desde la CDN de Microsoft.
Además, la versión moderna de la OCT permite guardar estos archivos de configuración en la nube asociados a tu tenant de Microsoft 365, lo que facilita gestionarlos, versionarlos y reutilizarlos para distintos grupos de usuarios.
Cómo crear un archivo de configuración para Office paso a paso
El flujo general para crear un archivo de configuración reutilizable es siempre el mismo: accedes a la herramienta, eliges productos e idiomas, defines opciones de instalación, actualizaciones, licencias, preferencias de aplicaciones y, finalmente, lo exportas.
En la sección de Producto y versiones escoges primero la arquitectura: 32 o 64 bits. Cada archivo de configuración solo puede trabajar con una arquitectura, así que si necesitas ambas tendrás que crear dos XML distintos. Lo habitual hoy en día es apostar por 64 bits, salvo que tengas complementos heredados o aplicaciones incompatibles.
Después seleccionas qué productos de Office vas a implementar: desde Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas (con o sin Teams, en variantes Business, Enterprise o solo apps concretas) hasta versiones de volumen como Office 2019, Office 2021 u Office LTSC 2024 en ediciones Professional Plus o Standard. También desde aquí eliges Project y Visio en modalidad volumen, recordando que no puedes mezclar instalaciones por volumen con ediciones Retail de estos productos en el mismo equipo.
El siguiente punto clave es el canal de actualización: canal actual (el recomendado para la mayoría de usuarios), canales más espaciados en el tiempo para entornos estables o incluso canales de prueba/desarrollo. Este canal determina cada cuánto reciben los dispositivos nuevas funciones y parches; puedes consultar actualizaciones y nuevos horizontes para Office 365 si necesitas profundizar.
Por último, dentro de este bloque defines la versión específica de Office (build) que vas a desplegar. Puedes optar por la versión más reciente o, si tienes aplicaciones internas que solo funcionan con una build concreta, fijar una versión anterior y mantenerla.
Personalizar qué aplicaciones de Office se instalan
Una de las grandes ventajas de usar estos mecanismos de despliegue es poder excluir aplicaciones que no necesitas. Esto ahorra tiempo de instalación, espacio en disco y simplifica la experiencia del usuario.
Dentro de la configuración puedes decidir que se instalen solo Word y Excel, o por ejemplo Outlook y PowerPoint, dejando fuera Access, Publisher, OneNote, Teams u otras apps que tu empresa no utilice. En escenarios de licenciamiento por volumen (VL) o Microsoft 365 para empresas, esta opción es especialmente útil para ofrecer instaladores muy ajustados a cada departamento (finanzas, marketing, soporte, etc.).
Todo esto se traduce en entries dentro del configuration.xml o en opciones de la interfaz gráfica de la OCT: las aplicaciones que marques como excluidas no se descargarán ni se instalarán, con lo que el despliegue será más ligero y rápido.
Si trabajas con la Office Deployment Tool directamente, esta exclusión se controla mediante elementos XML que indican qué producto se instala y qué apps se omiten, permitiéndote crear configuraciones muy específicas que luego reutilizas en varios equipos.
Configuración de idiomas en Office: instalación y personalización
La parte de idioma es bastante más potente de lo que parece. Por defecto, el instalador de Office intenta usar el idioma que coincide con la configuración regional de Windows del usuario. Pero en entornos empresariales suele ser necesario algo más fino: varias interfaces de idioma, idiomas de edición adicionales, herramientas de corrección y asignaciones distintas por grupo de usuarios.
En la propia Herramienta de personalización, dentro del bloque de Idiomas, puedes seleccionar uno o varios idiomas a incluir en la instalación. Tienes la opción de añadir idiomas fijos (por ejemplo es-es, en-us, fr-fr) y también de usar la opción de coincidencia con el sistema operativo para que se instale automáticamente el idioma que tenga configurado Windows.
Si trabajas con Office 2016/2019/2021 en licenciamiento por volumen, hay otra capa: puedes descargar imágenes ISO de paquetes de idioma, LIP y herramientas de corrección desde el VLSC. Esos paquetes se copian al mismo punto de instalación de red que los archivos base de Office, y luego se controlan a través del archivo Config.xml.
Para instalar varios idiomas en un mismo equipo editas el elemento <AddLanguage> en Config.xml, indicando el identificador de idioma (Id=»es-es», Id=»en-us», etc.) y, si quieres, especificando cuál se usa para la interfaz del sistema (ShellTransform=»yes»). También puedes usar la opción Id=»match» para que se adapte al idioma de la configuración regional del usuario de Windows.
Si necesitas conjuntos de idiomas diferenciados por sedes o departamentos (por ejemplo inglés y japonés en una oficina en Tokio, e inglés, francés y alemán en una división europea), lo habitual es crear un Config.xml diferente por grupo de usuarios y desplegar cada uno con el comando de instalación adecuado hacia el OU o grupo correspondiente.
Preferencias de idioma y comportamiento al iniciar Office
Cuando un usuario abre una aplicación de Office por primera vez, el sistema aplica una configuración de idioma predeterminada basada en el idioma instalado y la configuración regional de Windows. En ocasiones esto provoca que la nueva configuración de idioma no se vea hasta el segundo inicio de la aplicación.
Para forzar que la configuración elegida se aplique desde el primer arranque puedes ajustar algunas entradas del Registro en la clave correspondiente a LanguageResources (por ejemplo, añadiendo los valores UILanguage, HelpLanguage y FollowSystemUI con el LCID apropiado). Esta modificación se puede automatizar mediante scripts, GPO o mediante la propia OCT.
Además, la planificación de idioma no se queda solo en qué idiomas instalar, sino también en cómo los usuarios pueden o no cambiarlos después. Aquí entran en juego las directivas de grupo (GPO) para preferencias de idioma, que permiten fijar el idioma de interfaz, el idioma de ayuda, la lista de idiomas de edición habilitados y el idioma de edición principal.
Si no aplicas una política rígida, los usuarios siempre disponen de la herramienta de Preferencias de idioma de Office, accesible desde el menú de aplicaciones de Office, para añadir o quitar idiomas de edición, cambiar el idioma de visualización y modificar el idioma de ayuda con una interfaz gráfica relativamente sencilla.
Por último, existe un comportamiento adicional controlado por el valor de Registro LangTuneUp, que determina si Office ajusta automáticamente ciertas opciones (como formatos de número o fuentes por defecto) en función de la configuración regional del sistema. Puedes dejarlo en modo OfficeCompleted, o bien marcarlo como Prohibited para bloquear esos ajustes automáticos y mantener una configuración más homogénea en entornos internacionales.
Aplicar preferencias de aplicación y directivas en Office
La Herramienta de personalización no solo controla qué se instala, sino también cómo se comportan las aplicaciones de Office nada más abrirse. En el apartado de Preferencias de aplicación puedes definir un sinfín de parámetros: desde las notificaciones de macros VBA hasta las rutas por defecto de guardado o el formato de archivo predeterminado.
Esta configuración se puede aplicar tanto durante la implantación inicial de Office como sobre instalaciones ya existentes, sin necesidad de reinstalar. Es una forma muy eficaz de estandarizar políticas de seguridad (por ejemplo, desactivar ciertos tipos de contenido activo), productividad (cambiar plantillas por defecto) o cumplimiento normativo (definir ubicaciones de guardado en servidores o en OneDrive empresarial).
También puedes tocar aspectos visuales y de interfaz: quitar iconos y comandos del ribbon de Word, configurar cómo aparecen los menús en Excel, limitar el uso de determinados tipos de contenido (como modelos 3D) o restringir formatos de archivo permitidos. Todo se basa en configuraciones bien documentadas dentro del centro de administración de Microsoft 365.
Para quienes sigan trabajando con Office 2016 en modelo por volumen, todavía es posible usar la OCT clásica (lanzando Setup.exe con el modificador /admin) para generar archivos .msp de personalización que el instalador aplica automáticamente desde la carpeta Updates del punto de instalación de red.
En cualquier caso, la combinación de preferencias de aplicación, GPO y configuración XML permite construir un entorno Office muy controlado, donde cada usuario recibe justo lo que necesita sin perder tiempo toqueteando ajustes manuales.
Opciones de instalación: origen, visibilidad y convivencia con versiones antiguas
Otro bloque clave en las configuraciones es el relativo a la instalación y actualización. Aquí decides desde dónde se descargan los archivos (CDN de Microsoft, recurso de red local, servidor HTTP interno…), si la instalación se muestra al usuario o se ejecuta silenciosa, y qué hacer con aplicaciones de Office que estén en ejecución durante el proceso.
Si eliges que el origen sea la CDN oficial, tendrás siempre la última versión disponible en internet, pero dependes de la conectividad del usuario. En empresas suele ser habitual crear un origen local (carpeta de red, servidor de ficheros o NAS) donde se almacenan previamente los archivos descargados con la Office Deployment Tool, permitiendo instalaciones sin necesidad de tirar de la conexión externa en cada equipo.
Una tercera vía es apuntar a una ruta HTTP interna, útil si quieres que el instalador descargue Office desde un servidor web corporativo. Y para entornos gestionados con Microsoft Endpoint Configuration Manager, puedes integrar Office con este sistema para automatizar todavía más la distribución y el licenciamiento masivo a través de Active Directory.
En cuanto a las versiones anteriores, la configuración de actualización incluye opciones para desinstalar automáticamente versiones MSI antiguas de Office, Visio y Project, así como para respetar o replicar sus idiomas. Generalmente se recomienda limpiar todas las versiones MSI previas para evitar conflictos con Clic-to-Run, aunque siempre hay escenarios especiales donde conviene dejar fuera alguna aplicación concreta.
También puedes indicar que se actualice la arquitectura: por ejemplo, que al instalar Office 2024 de 64 bits se eliminen y sustituyan instalaciones de 32 bits previas. El cambio inverso (de 64 a 32 bits) también es posible, aunque implica una desinstalación completa en segundo plano antes de colocar la nueva versión.
Licenciamiento y activación: KMS, MAK y tipos de licencia
El apartado de licencias y activación es crítico porque determina cómo se activará Office en los equipos y si el usuario verá o no las pantallas de aceptación de términos. Aquí puedes marcar que se acepten automáticamente los términos de licencia (aunque siempre conviene revisar las implicaciones legales en tu organización) y elegir el método de activación.
En entornos de licenciamiento por volumen para Office 2019, 2021 o 2024 tienes básicamente dos alternativas: KMS o MAK. Con KMS el instalador coloca una clave genérica que requiere un servidor KMS en tu red para completar la activación más adelante. Con MAK escribes directamente la clave comercial adquirida en el configuration.xml, de manera que, tras la instalación, el producto se active en internet sin pasos adicionales para el usuario.
Para Aplicaciones de Microsoft 365 (suscripción) la activación funciona de forma diferente: no se usa volumen ni claves KMS/MAK clásicas, sino que la licencia se asigna al usuario o al dispositivo a través de su cuenta de Microsoft 365. En el archivo de configuración simplemente defines si la activación será por usuario, en equipos compartidos (shared computer activation) o basada en dispositivo, algo muy relevante en entornos RDS, VDI o aulas compartidas.
Además, puedes combinar esto con Endpoint Configuration Manager y Active Directory para que, en cuanto un usuario inicie sesión en un dispositivo unido al dominio, reciba automáticamente la licencia apropiada, sin tener que andar metiendo claves manualmente ni pasando por asistentes de activación.
Office Deployment Tool y configuration.xml: el corazón del despliegue
La Office Deployment Tool (ODT) es una utilidad gratuita de Microsoft que se encarga de interpretar el configuration.xml y ejecutar la instalación o descarga de Office según las instrucciones definidas. Es el motor que está por detrás de muchos de los procesos que hemos ido comentando.
El flujo típico con ODT consiste en descargar la herramienta, descomprimirla en una carpeta, preparar un archivo configuration.xml con los parámetros deseados (arquitectura, canal, producto, idioma, ruta de origen, licenciamiento, etc.) y luego ejecutar desde un símbolo de sistema con permisos de administrador los comandos:
setup /download configuration.xml para descargar los archivos en la carpeta que hayas indicado en el XML, y posteriormente setup /configure configuration.xml para realizar la instalación propiamente dicha. La descarga suele tardar unos minutos y no muestra barras de progreso visibles más allá del cursor parpadeando en la consola.
Para Office 2019 por volumen, por ejemplo, puedes crear un XML sencillo donde especifiques OfficeClientEdition=»64″, el Channel correspondiente (PerpetualVL2019), el ID de producto (ProPlus2019Volume), la clave de producto VL (PIDKEY) y el idioma es-es. Ese mismo esquema se adapta a otras versiones como Office 2021 o LTSC 2024 cambiando el canal y el identificador de producto.
En instalaciones domésticas o de pequeñas oficinas con suscripción a Microsoft 365, también puedes usar la ODT para personalizar la instalación estándar que normalmente se descarga desde portal.office.com, excluyendo apps que no quieras. El archivo XML que se usa en estos casos suele contener una lista de ExcludeApp para indicar qué componentes no se instalarán (Access, OneDrive, Teams, etc.).
Finalmente, es habitual empaquetar el conjunto completo (ODT, configuration.xml y scripts .bat para lanzar la instalación) en una carpeta o ISO que se distribuye a los equipos, de manera que el usuario solo tenga que ejecutar un archivo como “Instalar Microsoft Office” y todo el proceso se haga en segundo plano siguiendo tus parámetros.
Gestión en la nube de archivos de configuración y atributos de implementación
Una de las mejoras recientes es la posibilidad de gestionar los archivos de configuración desde el centro de administración de Microsoft 365, concretamente en la sección Configuración del dispositivo dentro de Personalización. Ahí puedes crear, editar, copiar, subir o bajar los XML que definen tus despliegues.
Estos archivos se almacenan ligados a tu inquilino, lo que facilita contar con una línea base y múltiples variantes para distintos escenarios: portátiles del departamento financiero, equipos de laboratorio, PCs de salas de formación, etc. Cada variante puede ajustarse sobre el mismo archivo inicial sin tener que rehacer todo desde cero.
Cuando la Herramienta de personalización genera un configuration.xml, incluye dos atributos interesantes en el elemento Configuration: un ID que identifica el método de despliegue y un atributo Host que recoge las opciones de implementación seleccionadas. Estos valores no contienen datos personales, pero se envían a Microsoft a través de Click-to-Run para ayudar a comprender cómo se utilizan las distintas configuraciones.
Aunque estos atributos son opcionales y se pueden eliminar sin afectar técnicamente a la instalación, se recomienda mantenerlos porque mejoran la capacidad de diagnóstico y análisis de los patrones de uso, lo que a largo plazo suele traducirse en mejoras en la herramienta de personalización y en el propio servicio.
En conjunto, tener centralizados estos archivos en la nube y asociarlos a tu tenant simplifica el gobierno de Office en organizaciones medianas y grandes, evitando la típica dispersión de XML en carpetas compartidas sin control de versiones ni trazabilidad.
Dominar estas herramientas y conceptos (OCT en la nube, Office Deployment Tool, configuración de idiomas, licenciamiento KMS/MAK, preferencias de aplicación y gestión de versiones) permite pasar de un Office “estándar y pesado” a una implementación afinada, ligera y perfectamente alineada con las necesidades reales de la empresa, reduciendo problemas de compatibilidad, tiempos de despliegue y sorpresas para los usuarios.
