- Excel web permite ahora actualizar datos externos autenticados sin descargar archivos.
- La función es especialmente útil para empresas y usuarios que gestionan múltiples fuentes de datos.
- Se requiere autenticación y las credenciales pueden gestionarse y modificarse directamente desde Excel.
- Las actualizaciones están limitadas a 1000 conexiones por usuario en esta fase.
Microsoft Excel, una de las herramientas de hojas de cálculo más utilizadas tanto en el ámbito profesional como personal, acaba de recibir una mejora significativa en su versión web. El nuevo añadido afecta directamente a cómo los usuarios pueden manejar y actualizar los datos procedentes de fuentes externas, un aspecto clave para quienes gestionan grandes volúmenes de información o requieren conectividad permanente con bases de datos y servicios en la nube.
El impacto de esta nueva función en Excel no es menor. Al tratarse de una plataforma fundamental dentro de la suite ofimática de Microsoft, cualquier cambio en Excel suele tener una repercusión inmediata entre sus millones de usuarios. La actualización se centra en facilitar y agilizar la inclusión y actualización de datos provenientes de fuentes externas, tarea habitual para empresas y profesionales que dependen de datos en constante cambio.
Actualización de fuentes externas autenticadas en Excel web
Hasta ahora, si un usuario quería actualizar información conectada a una fuente de datos externa en Excel web, tenía que descargar el archivo correspondiente, actualizarlo de forma local y luego volver a sincronizarlo con la versión en la nube. Este proceso, poco eficiente y propenso a errores, entorpecía el flujo de trabajo, sobre todo para quienes trabajan en entornos colaborativos o con bases de datos que requieren actualizaciones frecuentes.
La nueva funcionalidad que Microsoft ha implementado permite, por primera vez, actualizar fuentes de datos autenticadas directamente desde la versión online de Excel. Esto significa que se puede aplicar la opción «Actualizar todo» desde la pestaña Datos, o bien actualizar solo determinadas fuentes a través del panel Consultas, sin necesidad de procedimientos manuales adicionales.
Gestión de credenciales y límites de uso
Uno de los aspectos más destacados de la función es la gestión de credenciales. Cuando se inicia una actualización, Excel puede solicitar las credenciales de acceso para la fuente de datos correspondiente, incluyendo servicios como SharePoint, SQL Server, APIs web y otros sistemas similares. Los usuarios pueden administrar sus credenciales cómodamente desde el apartado Datos / Configuración de la fuente de datos, eligiendo entre aplicarlas globalmente o solo para el libro de trabajo actual.
Además, es posible visualizar, modificar o eliminar estas credenciales según sea necesario, facilitando así el trabajo en entornos donde la seguridad y el control de accesos son prioritarios. En la práctica, Excel mejora no solo la conectividad, sino también la trazabilidad y el control de quién accede y modifica los datos importados.
Por el momento, la actualización de datos está limitada a 1000 conexiones por usuario, lo que debería ser suficiente para la mayoría de los casos, aunque puede suponer una restricción en escenarios muy intensivos o empresas con gran volumen de consultas concurrentes.
Ventajas para usuarios individuales y empresas
Esta mejora representa un avance importante para profesionales y empresas que dependen de Excel para la elaboración de informes y procesos internos. Se reduce significativamente el tiempo y los pasos necesarios para mantener las hojas de cálculo actualizadas, lo que se traduce en ahorro de tiempo y menor riesgo de errores. Además, se refuerza la seguridad en la gestión de accesos, aspecto fundamental en entornos digitales cada vez más regulados.
Trabajar con datos sensibles o de acceso restringido se simplifica al poder gestionar credenciales y conexiones desde el propio Excel web, eliminando la necesidad de herramientas externas o procedimientos manuales complejos. La integración con otros complementos, como el software de análisis y visualización de datos, también puede optimizar aún más los flujos de trabajo y la actualización de información.
Microsoft continúa fortaleciendo Excel con funcionalidades que aumentan la productividad, adaptándose a las necesidades de los usuarios y manteniendo la herramienta a la vanguardia.
Es posible seguir utilizando el archivo y trabajar en paralelo durante el proceso de actualización, lo que añade flexibilidad y continuidad en las tareas diarias.
La incorporación de esta función para actualizar datos externos en Excel web facilita la integración y actualización de información de distintos servicios y plataformas, logrando que el acceso y la gestión de los datos sean más ágiles, seguros y eficientes para usuarios individuales y organizaciones.
