- El ERP-SAP fue implementado en la CCSS para integrar procesos clave pero ha presentado fallas relevantes.
- Se han registrado retrasos en pagos a proveedores, gestión de incapacidades y suministro de medicamentos.
- El origen de los problemas está en errores de integración, falta de capacitación y dificultades técnicas.
- La CCSS mantiene el sistema, refuerza equipos y toma medidas para paliar los efectos mientras el sector salud exige soluciones urgentes.
La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) se encuentra en medio de una intensa polémica tras la puesta en marcha de su nuevo sistema informático ERP-SAP, una herramienta destinada a la modernización y consolidación de procesos internos. Sin embargo, la transición ha estado acompañada de dificultades técnicas y administrativas que afectan tanto a proveedores como a los propios pacientes.
Desde su activación, el sistema ha provocado preocupaciones en diferentes sectores de la institución y ha puesto de manifiesto la importancia de una correcta integración tecnológica en servicios esenciales como finanzas, inventarios y farmacia. A pesar de las advertencias previas y el alto coste invertido, la CCSS enfrenta actualmente un complicado proceso de estabilización.
¿Qué es el sistema ERP-SAP?
El ERP-SAP se trata de una solución de planificación de recursos empresariales desarrollada por SAP, implementada en la CCSS para unificar áreas como compras, inventarios, tesorería, contabilidad, mantenimiento, transporte y nómina. La expectativa institucional era lograr una gestión más eficiente, transparente y centralizada, permitiendo un mejor control sobre los insumos, los procesos logísticos y los recursos financieros.
Mediante este sistema, se pretendía además optimizar la distribución de medicamentos a las farmacias y el pago de incapacidades a los asegurados, funciones críticas para el funcionamiento cotidiano de la Caja.
Principales áreas bajo el ERP-SAP
El proyecto abarca cuatro grandes departamentos que trabajan coordinadamente:
- Financiero: presupuesto, tesorería, contabilidad y control de activos.
- Logístico: compras, cadena de abastecimiento, inventarios y manufactura.
- Infraestructura: mantenimiento y administración de proyectos.
- Administración: nómina y gestión de personal.
Problemas detectados tras la implementación
El 2 de junio marcó el inicio del sistema, pero en menos de un mes se reportaron retrasos y bloqueos en pagos a proveedores, subsidios de incapacidad y entrega de medicamentos. Uno de los mayores desafíos vino de la falta de integración adecuada entre módulos, lo que causó retrasos de hasta 46 días en los pagos a empresas del sector salud, acumulando una deuda superior a los $150 millones en facturas pendientes.
La situación desencadenó advertencias de desabastecimiento de materiales médicos y farmacéuticos y la suspensión de servicios críticos debido a la parálisis administrativa. Ólger Sánchez Carrillo, auditor de la institución, subrayó el riesgo para la continuidad asistencial y el derecho a la salud de los pacientes.
La Cámara Costarricense de la Salud alertó sobre el impacto en la sostenibilidad de las empresas proveedoras, algunas de las cuales se han visto forzadas a recurrir a créditos para continuar con sus operaciones.
Reacciones en la institución y el sector salud
La crisis llevó a que varios sindicatos y asociaciones de empleados públicos solicitaran la suspensión temporal del ERP-SAP, alegando falta de pruebas funcionales y deficiente preparación del personal. No obstante, la Junta Directiva rechazó volver a sistemas antiguos, defendiendo la robustez de la plataforma y apostando por la capacitación intensiva del personal como salida.
Durante estos episodios, se registraron protestas de trabajadores e incluso la suspensión de decenas de cirugías en hospitales por las dificultades generadas por el sistema. Las quejas iban desde errores en los inventarios hasta cupones de medicamentos agotados cuando en realidad había existencias, debido a fallos en la actualización de los datos.
Medidas adoptadas y hoja de ruta
Frente a la presión social y sectorial, la CCSS puso en marcha un plan para acelerar los pagos a proveedores y restablecer el flujo regular en las farmacias e inventarios. Se reforzó el equipo de Tesorería, pasando de 8 a 30 funcionarios, y se recibieron asesorías externas para solucionar los desafíos técnicos. Por otro lado, se iniciaron inventarios físicos en centros médicos para identificar y gestionar mejor los suministros.
Además, la institución estableció plazos concretos para normalizar la situación: en torno al 25 de julio para pagos a proveedores y el 28 y 31 del mismo mes para farmacias e inventarios, respectivamente. También se incrementó la supervisión con informes semanales y coordinación directa con la empresa implementadora y consultoras tecnológicas.
Perspectivas, retos y testimonios
Desde la gerencia, se insiste en que los problemas están ligados principalmente a una curva de aprendizaje y a la necesidad de reforzar la capacitación, mientras que la auditoría interna continúa vigilando los riesgos y sugiriendo acciones para evitar que se materialicen consecuencias más graves. La implementación del sistema ha puesto en evidencia la importancia de una adecuada preparación y de contar con planes de contingencia sólidos que minimicen el impacto de fallos técnicos.
